Comment organiser le transfert de vos bureaux ?

Déménager une entreprise est une démarche complexe qui demande du temps, de l’organisation et une expertise dans le transfert de bureaux. Il n’est pas rare pour un chef d’entreprise de se sentir dépassé par l’ampleur de la tâche. Voici quelques conseils pour vous guider dans votre transfert d’entreprise et les points essentiels à ne pas négliger.

Salariés réalisant les cartons de déménagement de leur entreprise

Un déménagement d’entreprise, ça se prépare !

Un déménagement est souvent le signe de la bonne santé d’une entreprise. Evolution stratégique, investissement, bien-être salarial… les raisons sont multiples. S’il est proportionnellement plus facile à réaliser qu’un déménagement de particuliers, les contraintes de planning et les installations d’une entreprise requièrent de l’anticipation.

L’organisation d’un déménagement d’entreprise doit donc être envisagée très en amont de votre projet, en moyenne 6 mois avant le départ. C’est le temps nécessaire pour préparer sereinement le déplacement sans trop impacter l’activité de l’entreprise, prévenir tous les acteurs (bailleur, collaborateurs, clients, etc.) et organiser vos nouveaux locaux.

Une fois les locaux trouvés et la date de départ fixée, vous devrez établir un cahier des charges précis dans lequel vous formulerez vos besoins et vous détaillerez le calendrier, les tâches à effectuer et les moyens à mettre en œuvre. Nommez un responsable du déménagement pour coordonner l’ensemble de ces opérations, puis contactez des déménageurs.

 

Comment choisir un déménageur pour le transfert de vos bureaux ?

Le choix de l’entreprise de déménagement est primordial. Comparez les offres très tôt car vous devrez faire votre choix environ 3 mois avant le départ. Sélectionnez trois prestataires experts en transfert d’entreprise et au professionnalisme reconnu.

Un bon déménageur doit répondre à plusieurs critères :
Conseil et écoute sont ses maîtres-mots. Expert de la planification, il peut vous accompagner dans toute la procédure du transfert (rédaction du cahier des charges et du rétroplanning, évaluation sur place des besoins, anticipation des contraintes, etc.).
– Il est réactif et opérationnel, y compris les week-ends et jours fériés pour limiter l’impact du transfert sur votre activité. Emballage, étiquetage, démontage/remontage du mobilier, étude des contraintes d’accès… son efficacité est redoutable !
– Il sait superviser le transfert de matériel spécifique : parc informatique, chaîne de production, archives… De la planification à l’installation, en passant par la manutention, il gère les contraintes pour limiter le temps d’arrêt de l’activité et la déconnexion.

Avant de faire votre choix, étudiez minutieusement les devis des déménageurs, en particulier leurs solutions en matière de transfert informatique et de mobilier, mais aussi de stockage temporaire. Le rapport qualité / prix doit également guider votre choix, car à lui seul, le déménagement représente environ 15% du montant total du transfert de vos bureaux ; en démarchant au plus tôt, vous pouvez faire quelques économies supplémentaires, mais restez vigilants sur la qualité des prestations.

 

Accompagner les collaborateurs dans le transfert de votre entreprise

Dans un déménagement d’entreprise, l’aspect humain est tout aussi important que la question logistique. Il est essentiel d’informer au plus vite les représentants du personnel et vos collaborateurs, pour que chacun ait le temps de se préparer matériellement et psychologiquement au transfert d’entreprise.
Un déménagement peut être perçu de manière positive mais aussi soulever des doutes, des craintes ou des résistances. L’accompagnement du personnel est donc essentiel pour faire accepter le changement. Rassurez en expliquant votre projet et impliquez vos salariés : organisez la visite des nouveaux locaux, tenez compte de leurs suggestions d’aménagement… L’important est de mobiliser collectivement pour créer une dynamique positive.

Votre accompagnement passe aussi par des mesures matérielles facilitant la mobilité professionnelle. Proposez par exemple une prime de déménagement, communiquez sur les aides financières comme le Mobili-PASS d’Action Logement pour un transfert au-delà de 70 km… Des services de relocation peuvent également être un atout considérable pour faciliter l’installation de vos collaborateurs dans leur nouveau lieu de vie ; choisissez alors un déménageur qui propose ce service dans ces prestations.

salle de bureau en entreprise

Il est important de prendre le temps d’organiser votre transfert de bureaux. Un délai de 6 mois vous permettra de trouver le déménageur adapté à vos besoins et d’accompagner vos collaborateurs dans le changement. France Global Relocation et le groupe Seegmuller mettent à votre disposition leur savoir-faire et leur professionnalisme pour vous accompagner dans tous les aspects de votre déménagement d’entreprise. N’hésitez pas à nous contacter.