Comment effectuer un appel d’offre de déménagement international ?

Sur les 3 millions de déménagements réalisés chaque année en France, à peine 90 000 se font à l’international. Un marché confidentiel mais très concurrentiel, car peu de déménageurs sont vraiment qualifiés pour réaliser un déménagement international. En tant qu’entreprise, vous pouvez recourir à ce type de service pour faciliter la mobilité de vos collaborateurs. Mais comment fait-on un appel d’offre de déménagement international ?

Identifier les fournisseurs potentiels

Avant de vous lancer dans la conduite d’un appel d’offre, interrogez-vous d’abord sur vos besoins. Vous n’avez que quelques dossiers à l’année, non groupés sur une même période ? Demandez deux ou trois devis à des prestataires certifiés ; le suivi restera simple pour vos services et vous bénéficierez d’un tarif compétitif grâce à la mise en concurrence.

Au-delà de 10 dossiers annuels, un appel d’offre s’avère utile. Vous serez accompagné durablement par des partenaires fiables et compétitifs, qui mettront en place des outils sur mesure pour simplifier vos procédures. Sélectionnez deux prestataires, voire trois si vous avez plusieurs centaines de mouvements ; vous resterez indépendant tout en profitant d’une négociation avantageuse selon le volume proposé.

Concernant les prestataires, vérifiez leur enregistrement au RCS et leurs déclarations fiscales et sociales ; assurez-vous qu’ils sont membres d’une association professionnelle et qu’ils disposent de certifications qualité, d’une capacité de transport, d’outils technologiques, d’un vaste réseau international, etc. Vérifiez également leurs références grâce aux avis Internet et fiez-vous à vos expériences passées.

Demande de prix : les bonnes informations au bon moment

Plusieurs facteurs sont à prendre en compte dans un appel d’offre, en particulier le temps. Un déménagement international implique différents acteurs (compagnies aériennes ou maritimes, transitaires, déclarants en douane, acteurs locaux, etc.) ; plus les prestataires disposent de temps pour les contacter, plus les prix proposés seront compétitifs.

La précision des informations est également essentielle pour obtenir des tarifs réalistes et éviter les suppléments lors de la facturation. Pour une mise en concurrence efficace, indiquez dans votre cahier des charges toutes les informations dont vous disposez pour que les prestataires appréhendent bien la dimension du contrat proposé : nombre de partenaires à référencer, nombre de mouvements, niveau d’assurance, etc.

Soumettez-leur une grille tarifaire complète avec vos lignes récurrentes, ainsi que les poids et volumes de référence selon les différentes structures familiales (ces éléments figurent dans votre politique de mobilité). Détaillez les services à inclure dans le prix fixe du déménagement et assurez-vous que les frais supplémentaires, les variations des devises et le coût de l’assurance sont pris en compte. La transparence de la décomposition des coûts et la capacité du déménageur à bien vous informer vous aideront à choisir le bon prestataire.

Définir le niveau de service recherché

Pour un appel d’offre de déménagement international, vous devez définir les performances que vous attendez de la part du déménageur. Elles feront l’objet d’un accord dans lequel il devra spécifier les limites de ses prestations. Cette démarche est essentielle pour obtenir un bon rapport qualité/prix, car un manque de performance affecte les coûts directs et indirects.

Par exemple, un transport maritime indirect en 45 jours semble plus avantageux qu’un transport maritime direct en 30 jours, mais il peut générer des coûts indirects (prise en charge d’un hébergement temporaire) qui vont affecter sensiblement le coût global du déménagement.

En fixant un temps de transit maximum, le déménageur prend en compte vos exigences tout en tenant compte des contraintes réelles. L’échange et l’accompagnement sont donc indispensables pour définir vos attentes en termes de service.

Nos conseils pour choisir le bon déménageur

Plusieurs points sont importants pour choisir l’entreprise de déménagement qui sera un partenaire efficace dans la mobilité de vos collaborateurs :

– Soyez très attentif à l’offre de transport :

• Les coûts varient fortement dans le temps selon les risques (crise sanitaire, hausse du pétrole, variation de devises…). Une cotation détaillée vous donnera une vision objective du coût réel de la prestation du déménageur.
• Attention au rapport volume / poids : il y a une différence entre le volume réellement transporté, le poids brut et le poids taxable, et les unités de mesure varient selon le type de fret car chaque mode de transport présente des contraintes spécifiques. Le risque d’incompréhension est donc grand. Fixez les unités de référence à prendre en compte pour calculer le devis : vous serez certain d’avoir les mêmes bases de comparaison et vous pourrez vérifier le rapport entre le montant annoncé et le volume réellement chargé.

– Etudiez la structure des coûts : les différents postes doivent être détaillés pour comparer objectivement les devis. Méfiez-vous des tarifs trop avantageux qui sous-estiment les coûts variables : ils conduisent à des ajustements lors de la facturation ou à une baisse de la qualité de service, préjudiciable pour vous comme pour vos collaborateurs.

– Restez simple ! Demander tous les prix pour tous les volumes et toutes les destinations (même ceux qui ne vous concernent pas) est inutile et complique énormément votre prise de décision ! Privilégiez une grille simple, avec des éléments utiles pour établir votre comparaison tout au long du contrat.

– Soyez réalistes dans vos attentes : la prestation sera de qualité si elle est réalisable.

Effectuer un appel d’offre de déménagement international est un processus complexe. Pour vous aider dans l’élaboration de votre cahier des charges ou de vos grilles de consultations, n’hésitez pas à contacter notre service commercial.